Rédiger un bon mail professionnel en anglais est quelque chose de simple, mais qui en dit beaucoup sur votre niveau d’expertise. Un mail bien soigné, bien rédigé, conforme aux codes de rédaction permet d’indiquer à votre destinataire votre perfectionnisme et la qualité de votre travail. Pour éviter les pièges courants, les “calques” provenant du français ou autres formulations maladroites, voici quelques conseils pratiques pour améliorer sa correspondance professionnelle en anglais.
Écrire un mail professionnel en 3 étapes
- L’introduction du mail
- Le corps du mail
- Conclure son mail en anglais professionnel
L’introduction du mail
Salutations formelles ou informelles
- Good morning/Hello/Hey → ton personnel, si votre interlocuteur est un collègue ou un client proche.
- Dear Mr/Mrs/Ms → ton neutre, si vous ne connaissez pas l’état civil d’une femme, préférez Ms au lieu de Mrs.
- Dear Sir or Madam → ton très impersonnel, à utiliser si vous ne connaissez pas du tout votre destinataire.
- To Whom It May Concern → ton très impersonnel, à envoyer à un département, ou à n’importe quel destinataire donc vous ne connaissez pas l’identité.
- To the Hiring Manager → à envoyer lors d’une candidature par exemple.
Phrases d’accroche
- I hope this email finds you well → J’espère que cet email vous trouvera bien (littéralement)
- I’m writing on behalf of… → J’écris au nom de
- Last week, I sent you… → La semaine passée, je t’ai envoyé…
- As I have not received a confirmation email from you, I am writing to… → N’ayant pas reçu d’email de confirmation de votre part, je vous écris pour…
- I am writing let you know that / ask for some details about → Je vous écris pour vous faire savoir que / vous demander quelques détails sur …
- We regret to inform you that… → Nous avons le regret de vous informer que…
- I am delighted to inform you that… → J’ai le plaisir de vous informer que…
- Following your recent/last mail → Suite à votre récent/dernier courrier
- Regarding your request for information… → Concernant votre demande d’information…
Le corps du mail
Il doit être court, structuré et efficace.
Si vous n’avez pas beaucoup d’informations à transmettre, soyez bref et mettez vos requêtes sous forme de liste. Sinon, divisez votre texte à l’aide des mots de liaison suivants :
- Firstly, To begin, First of all…
- Then, Another point is, In addition to…
- Finally, To sum up, At last…
Conclure son mail en anglais professionnel
Indiquer la pièce jointe
Pour remplacer “ci-joint” :
- Please find attached/enclosed
- Hereby attached
- Please find below
Phrases pour conclure :
- Kindly confirm upon receipt. → Veuillez confirmer à la réception.
- If you need any further information feel free to contact me. → Si vous avez besoin de plus d’information n’hésitez pas à me contacter.
- I look forward to hearing from you soon. → Dans l’attente d’une réponse rapide de votre part.
- Thank you for your quick answer. → Je vous remercie pour votre réponse rapide.
- Thank you for your consideration regarding this matter. → Je vous remercie de votre considération concernant cette affaire.
Formules de politesse
Pour remplacer “Cordialement”,
- Niveau formel : Sincerely, Yours truly, Best regards, Yours faithfully,
- Niveau un peu plus informel : Best wishes, Kind regards, Best,
Nos conseils pour bien rédiger un mail professionnel en anglais
Exemple de mail bien rédigé en anglais professionnel :
Dear Pierre,
I hope this message finds you well. This is Samantha from the marketing department.
With reference to the recruitment, I would like to kindly remind you to send me the list of successful candidates for the position of community manager by the end of the week.
Please find attached, a template, to fill out with the list of candidates.
Best regards,
Samantha Rodgers.
4 conseils pour un mail en anglais bien rédigé :
1-Être clair et concis
Savoir être clair et concis est très important. En effet, au risque d’être lu en diagonale, vous voulez que votre mail soit simple et direct. Votre destinataire reçoit sûrement plusieurs mails par jour et vous voulez éviter de lui faire perdre son temps et vous noyer dans les détails confus.
2-Utiliser les bons outils
Installez l’application Grammarly, qui est un bon outil gratuit pour corriger naturellement les coquilles dans vos communications.
3- Soigner la ponctuation
Soignez votre ponctuation ! Contrairement au français en anglais, on ne met jamais d’espace avant un double signe de ponctuation ( deux points, point d’interrogation, point d’exclamation, point virgule…).
4- Utiliser les modaux
Évitez les “could you” qui sont un peu trop francs et trop directs et n’hésitez pas à utiliser les modaux tels que “may you”, “would you”.
Pas besoin d’être bilingue pour écrire un excellent mail professionnel en anglais ! Juste un peu de méthode, la bonne structure et le tour est joué !
